Explorez tous les articles de notre blog dédié à la VAE : conseils, témoignages, méthodes et ressources utiles pour réussir votre validation des acquis de l’expérience.
Le jury se prononce pour une validation totale et vous attribue le diplôme, titre ou certificat visé
• Il se prononce pour une validation partielle (vos acquis professionnels ne vous permettant pas d’obtenir l’ensemble des certificats requis)
• Pour un contrôle complémentaire (dossier incomplet par exemple)
• Pour un refus (acquis professionnels insuffisants ou sans rapport direct avec le diplôme, titre ou certificat visé)
Les deux derniers types de décision renforcent l’idée de vous faire conseiller dès le début de votre démarche. Un dossier bien préparé, bien argumenté, bien documenté est évidemment un gage de succès dans votre démarche. Préparez votre dossier de façon professionnelle, soignez la forme. Notre conseil : le jour de la présentation orale, habillez-vous comme si vous alliez en entretien de recrutement.
En moyenne, sur les 19136 dossiers examinés par un jury en 2016 :
– 56% d’entre eux ont obtenu un diplôme complet – 33% ont obtenu une partie du diplôme – 11% n’ont rien obtenu
En ce qui concerne les diplômes de BTS (40% des demandes), ces chiffres sont respectivement de 51%, 34% et 15%.
Pour les Bac pros (24% des demandes), ces chiffres sont respectivement de 60%, 31% et 9%.
Pour les diplômes de CAP (16% des demandes), ces chiffres sont respectivement de 68%, 25% et 7%.
L’entretien sert à compléter et expliciter les informations contenues dans le dossier de validation.
Il permet au jury de vérifier l’authenticité du dossier, de vérifier le niveau de maîtrise de l’ensemble des compétences requises pour obtenir la certification et d’échanger sur l’expérience et la pratique acquises au regard des activités ou fonctions que le titulaire a été amené à exercer.
Déroulement type d’un entretien
Vérification de la convocation et de l’identité du candidat
Présentation par le jury du déroulement de l’entretien
Questions posées par le jury : approfondir les points clés, éclairer les zones de flou, montrer le degré d’autonomie et la capacité d’adaptation. Les membres du jury peuvent également demander une présentation synthétique du parcours professionnel et de formation, les motivations et apports concernant la démarche de VAE, etc.
A l’issue de l’entretien, le jury délibère. Dans la majorité des cas, la décision est envoyée par courrier dans les jours qui suivent.
Conseils méthodologiques
Avant l’entretien :
Relisez soigneusement le référentiel de certification et votre dossier de validation ;
Notez les points du dossier qui semblent fragiles et préparez-vous à les développer, avec ajout de preuves supplémentaires ;
Elargissez votre réflexion sur le métier, ses conditions d’exercice, le secteur professionnel ;
Entraînez-vous, si possible devant un public (entourage familial, amical, professionnel), à la présentation orale et à l’argumentation des éléments constitutifs de votre dossier.
Pendant l’entretien
N’hésitez pas à faire préciser ou reformuler les questions si nécessaire ;
Restez honnête dans vos réponses ;
Utilisez un vocabulaire professionnel ;
Soyez concis et efficace : évitez les détails inutiles
Respectez le temps limité qui vous est indiqué : un entretien dure en moyenne 45 minutes (cette durée varie selon la certification).
Le jour J, n’oubliez pas :
votre convocation,
votre pièce d’identité,
votre dossier de validation et la présentation synthétique éventuelle que vous aurez préparée,
Soyez ponctuel et soignez votre apparence : l’image que vous donnerez est importante.
Le dossier de validation permet aux membres du jury d’évaluer les connaissances, compétences et aptitudesacquises par votre expérience.
Si dans leur forme et leur structure, les dossiers diffèrent selon les organismes certificateurs, leur contenu est identique.
Contenu du dossier de validation
Présentation des différentes expériences en lien avec la certification (activités professionnelles, associatives, bénévoles, syndicales, électorales…) ;
Description des contextes de travail : secteur professionnel, entreprise, environnement économique, effectif, organigramme, positionnement, etc. ;
Analyse détaillée des activités et des tâches réalisées ;
Des preuves en annexe qui viennent étayer la description de vos activités.
Comment décrire et analyser vos compétences ?
Inventorier chaque activité/tâche attribuée
classer chacune des activités et tâches correspondant à votre ou vos fiche(s) de poste, de fonction ou au(x) référentiel(s) emploi(s) en rapport avec les activités inscrites dans le référentiel de la certification visée)
Expliciter chaque activité/tâche par différents critères :
ses objectifs/résultats attendus,
les outils et moyens disponibles pour sa réalisation,
ses contraintes de réalisation,
son importance dans l’emploi du temps,
le niveau de responsabilité dans sa réalisation (totale, partagée…),
les interlocuteurs internes et externes,
le recours éventuel à des personnes ressources,
les compétences mobilisées lors de sa réalisation,
( )
Décrire, par une réflexion critique, la réalisation de l’activité/tâche :
la méthode utilisée, les outils et moyens mobilisés
les résultats réels,
la plus-value éventuelle,
les difficultés rencontrées,
les solutions apportées,
le transfert possible à d’autres situations de travail,
(…)
Comment présenter et organiser le dossier ?
Une forme soignée :
une page de couverture et un sommaire (se référer aux présentations requises par chaque certificateur),
une introduction, une conclusion,
un classement des activités correspondant aux unités de compétences du référentiel de certification et une rédaction pour chaque activité selon l’analyse proposée,
une numérotation des annexes si besoin,
une liste des sigles employés si besoin (lexique)
Une rédaction claire et dynamique :
Utiliser un vocabulaire professionnel
Reprendre les points forts ou significatifs sous forme de synthèse ;
Personnaliser le dossier : réflexions personnelles, emploi du « je », situations spécifiques et concrètes, expression de satisfaction, etc.
Des éléments de preuve efficaces :
Ne retenir que les documents facilement lisibles ;
Faire un lien explicite entre le document/preuve et le texte rédigé (renvois dans le corps du texte) ;
Diversifier les documents/preuves (images, photos, tableaux, graphiques…)
Identifier et numéroter les documents/preuves.
Points de vigilance
Se référer au référentiel de certification tout au long de la rédaction ;
Soigner l’expression écrite : grammaire, orthographe etc. ;
Faire relire le dossier régulièrement et, en tout cas, avant l’envoi à l’organisme certificateur ;
Envoyer le dossier et ses annexes en autant d’exemplaires que demandé par le certificateur ;
Avant de pouvoir rédiger le livret 2, il est indispensable de remplir correctement le Livret 1, aussi appelé dossier de recevabilité. Ce document permet d’expliquer votre parcours et de démontrer que vous avez bien les conditions requises pour engager une VAE.
Pour vous aider, nous mettons à votre disposition un tutoriel complet et pas à pas. Il vous guide dans la compréhension de chaque rubrique, vous aide à formuler vos réponses de manière claire et adaptée, et vous évite les erreurs fréquentes qui peuvent retarder votre recevabilité.
Grâce à ce tutoriel, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir une réponse favorable et poursuivre sereinement votre démarche VAE.
L’institution ou organisme compétent est fonction du diplôme ou titre visé :
• Ministère de l’éducation nationale : 1. pour les diplômes de l’enseignement technologique et professionnel (CAP, BEP, Bac pro, BTS) : auprès d’un CIO, d’un GRETA (groupement d’établissements publics locaux d’enseignement) ou de la DAVA (direction académique de validation des acquis) dépendant du Rectorat 2. pour les diplômes de l’enseignement supérieur : auprès du service commun de formation continue de l’établissement.
• Organismes privés : auprès de l’organisme délivrant la formation ou le diplôme.
• Branches professionnelles (certificat de qualification professionnelle) : vous adresser au Fongecif ou OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) dont vous dépendez ou encore au secrétariat national de la Commission paritaire nationale de l’emploi qui représente les partenaires sociaux (employeurs et salariés).
• Organismes consulaires : auprès des chambres d’agriculture, chambres de commerce et d’industrie, chambres des métiers et organismes de formation qui leur sont rattachés.
• Ministère de l’emploi et de la solidarité, secteur affaires sociales : auprès de la DDASS (direction départementale des affaires sanitaires et sociales) et dans les centres de formation privés ou publics habilités.
• Ministère de l’emploi et de la solidarité, secteur travail, emploi et formation professionnelle : auprès de la DRTEFP (direction régionale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle), de la DDTEFP ou d’un centre Afpa (association pour la formation professionnelle des adultes).
• Ministère de la jeunesse et des sports : auprès de la DDJS (direction départementale de la jeunesse et des sports) ou d’un CREPS (Centre d’Éducation Populaire et de Sports).
• Ministère de l’agriculture : auprès du service formation de la DRAF (direction régionale de l’agriculture et de la forêt) ou des établissements d’enseignement supérieur agricole.
Comment constituer le dossier ?
Contacter l’institution (ministère, établissement d’enseignement …) qui délivre le diplôme ou certificat visé pour obtenir auprès d’elle les règles spécifiques de dépose de dossier :
• Conditions spécifiques de recevabilité des candidatures • Type de dossier à présenter • Procédure à suivre • Modalités d’évaluation et de validation de l’expérience • Documents justificatifs à produire
Dans tous les cas, un jury composé de personnes du corps enseignant, de représentants professionnels, de formateurs … se réunit pour évaluer vos acquis professionnels afin de décider de l’obtention de tout ou partie du diplôme ou titre visé.
À noter : les pièces justificatives et critères d’évaluation sont propres à chaque établissement et aux diplômes ou titres visés : examen sur pièces, entretien oral, mise en situation … Une règle d’or impérative : vous renseigner le plus précisément possible sur ces critères.
Le congé pour VAE vous permet de vous absenter de votre travail, soit pour participer à des épreuves de validation, soit pour être accompagné dans la procédure de préparation de cette validation.
Ce congé est un droit dont la durée est limitée à 24 heures, consécutives ou non. Pour en faire la demande : rédiger une lettre de demande d’autorisation d’absence précisant l’objet (congé VAE), le titre exact du diplôme visé et les dates d’indisponibilité. Une fois le congé effectué, vous devrez fournir à votre employeur une attestation de fréquentation effective fournie par l’organisme qui vous aura suivi.
À noter : votre employeur ne peut pas refuser ce congé. Il peut seulement en différer la réalisation (6 mois maximum pour des raisons de service).
Une fois obtenue votre autorisation d’absence, vous pouvez demander à votre organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) la prise en charge des dépenses afférentes à ce congé. Leurs adresses sont disponibles sur le site http://www.fongecif.com Vous pouvez aussi interroger votre service du personnel ou vos institutions représentatives du personnel (comité d’entreprise, délégué du personnel). Dès lors que vous avez obtenu la prise en charge de vos frais par un organisme paritaire, vous avez droit au maintien de votre rémunération pendant la durée du congé.
Un décret très attendu publié au JO du 6 juillet 2017 détermine les nouvelles modalités de mise en œuvre de la validation des acquis de l’expérience (VAE). Il entre en application le 1er octobre 2017.
Le décret du 4 juillet 2017 met la partie règlementaire du Code de l’éducation en conformité avec les nouvelles règles s’appliquant en matière de VAE issues :
des articles 1er, 6 et 21 de la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale ;
de l’article 78 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.
Règles de calcul de la durée d’exercice des activités en milieu professionnel
Le décret rappelle que sont désormais prises en compte dans une demande de VAE l’ensemble des activités suivantes :
activités professionnelles salariées,
activités non salariées,
activités de bénévolat ou de volontariat,
activités exercées par une personne inscrite sur la liste des sportifs de haut niveau,
activités exercées dans le cadre de responsabilités syndicales,
activités exercées d’un mandat électoral local ou d’une fonction élective locale.
Lorsqu’il s’agit d’activités réalisées en formation initiale ou continue, peuvent être prises en compte :
les périodes de formation en milieu professionnel,
les périodes de mise en situation en milieu professionnel,
les stages pratiques,
les préparations opérationnelles à l’emploi,
les périodes de formation pratique de contrat d’apprentissage, de contrat de professionnalisation ou de contrat unique d’insertion.
Suite à la réforme opérée par la loi du 8 août 2016, sont prises en compte les activités exercées pendant une durée d’au moins un an, de façon continue ou non, en rapport direct avec le diplôme ou titre à finalité professionnelle ou le certificat de qualification professionnelle pour lequel la demande est déposée.
Cette durée d’un an est calculée sur un nombre d’heures correspondant à la durée de travail effectif à temps complet en vigueur dans l’entreprise en fonction de la période de référence déterminée en application d’un dispositif d’aménagement du temps de travail (en référence à l’article L3121-41 du Code du travail).
Il est aussi précisé que la durée des activités réalisées hors formation doit être supérieure à celle des activités réalisées en formation.
Art. R335-6 du Code de l’éducation, modifié
Procédure de recevabilité de la demande de VAE
1° Etapes de la procédure de VAE
Comme c’était déjà le cas auparavant, la procédure de validation des acquis de l’expérience comprend deux étapes :
une étape de recevabilité de la demande de validation des acquis de l’expérience ;
et une étape d’évaluation par le jury. Cette seconde étape est organisée par un organisme certificateur. Il peut s’agir de :
l’autorité administrative qui délivre la certification,
l’établissement ou l’organisme qui délivre la certification.
Le décret précise que l’organisme certificateur peut proposer au candidat une aide gratuite à la constitution de son dossier de recevabilité.
2° Dossier de recevabilité
Il comprend :
un formulaire de candidature dûment renseigné avec la signature manuscrite ou électronique du candidat dont le modèle est fixé par arrêté du ministre chargé de l’Emploi ;
les documents justifiant de la durée des activités exercées par le candidat et le cas échéant, les certifications ou parties de certifications obtenues et les attestations de formations suivies antérieurement distinguant la durée des périodes de formation initiale ou continue réalisées en situation de travail, en rapport direct avec la certification ciblée ;
les documents spécifiques éventuels, nécessaires à l’examen de la demande de validation, fixés par l’organisme certificateur délivrant la certification professionnelle.
Il y aura donc désormais un modèle unique de formulaire de candidature (CERFA).
3° Nombre de demande pouvant être déposées
Deux règles sont posées :
un candidat ne peut déposer qu’un seul dossier de recevabilité pendant la même année civile et pour le même diplôme, titre ou certificat de qualification ;
pour des diplômes, titres ou certificats de qualification professionnelle différents, il ne peut déposer plus de trois dossiers de recevabilité au cours de la même année civile.
Ces obligations et l’engagement sur l’honneur du candidat à les respecter sont rappelés sur chaque formulaire de candidature à une validation.
4° Dépôt du dossier de demande
Le candidat adresse le dossier de recevabilité à l’organisme certificateur, dans les conditions que ce dernier a préalablement fixées et rendues publiques, notamment sur son site internet ou sur le portail gouvernemental dématérialisé dédié à la VAE.
5° Instruction du dossier de recevabilité
L’examen du dossier de recevabilité est réalisé par l’organisme certificateur.
Il consiste :
d’une part, à contrôler la conformité de la durée effective d’activité par rapport à la durée requise ;
et, d’autre part, à vérifier le rapport direct des activités déclarées par le candidat avec les activités du référentiel de la certification.
6° Notification de la décision
L’organisme certificateur notifie sa décision au candidat par tout moyen donnant date certaine à la réception de cette décision.
La notification mentionnant une décision favorable indique, pour chaque certification la durée de validité de la recevabilité de la demande à l’expiration de laquelle le candidat doit renouveler sa demande ou, en accord avec l’organisme certificateur, la proroger si le contenu du référentiel de la certification reste inchangé.
Cette notification peut comporter des recommandations, relatives notamment aux formations complémentaires.
Pour rappel, sur proposition d’un représentant d’un des organismes membres du service public de l’orientation, l’accompagnement à la VAE peut aussi comprendre une assistance à l’orientation et à la recherche de financement pour la prise en charge d’une formation complémentaire correspondant aux formations obligatoires requises par le référentiel de la certification recherchée ou à l’acquisition d’un bloc de compétences manquant dans le parcours du candidat et correspondant à une partie identifiée dans ce référentiel (article R6423-3 du Code du travail).
7° Session d’évaluation
L’organisme certificateur propose au candidat au moins une date de session d’évaluation dans les 12 premiers mois à compter de la date d’envoi de la notification de la décision favorable sur la recevabilité.
Art. R335-7 du Code de l’éducation, modifié
Règles relatives à l’étape de validation
1° Dossier de validation
Le candidat, ayant reçu une décision favorable à sa demande de recevabilité, constitue son dossier de validation comprenant :
la description de ses aptitudes, compétences et connaissances mobilisées au cours de son expérience dans les différentes activités exercées ;
et, le cas échéant, au cours de formations complémentaires mentionnées ci-dessus.
Il l’adresse à l’organisme certificateur, chargé de l’organisation du jury de la certification professionnelle, dans les délais et les conditions que ce dernier lui aura préalablement fixés et communiqués.
Le dossier de validation est soumis au jury constitué et présidé conformément au règlement et aux dispositions régissant le diplôme, le titre ou le certificat de qualification postulé.
Art. R335-8 du Code de l’éducation, modifié
2 ° Décisions du jury
Le jury décide de l’attribution ou de la non attribution du diplôme, du titre ou du certificat de qualification.
Il peut délivrer une ou plusieurs parties identifiées de certification professionnelle classée au sein du répertoire nationale des certifications professionnelles (RNCP) et visant à l’acquisition d’un ou plusieurs blocs de compétences. Dans ce cas, il identifie les aptitudes, compétences et connaissances qui feront l’objet de l’évaluation complémentaire nécessaire à l’obtention du diplôme, titre ou certificat de qualification postulé.
Art. R335-9 du Code de l’éducation, modifié
La décision du jury est notifiée au candidat par l’organisme certificateur.
Les parties de certification obtenues de manière définitive font l’objet de la délivrance au candidat :
soit d’attestations de compétences,
soit d’un livret de certification.
L’organisme certificateur prend les mesures nécessaires pour être en mesure de satisfaire toute demande de duplicata des attestations ou du livret.
Art. R335-10 du Code de l’éducation, modifié
Pour la VAE des formations du supérieur, le président du jury adresse à l’organisme certificateur un rapport précisant :
l’étendue de la validation accordée,
la nature des aptitudes, compétences et connaissances que le candidat doit acquérir et qui doivent faire l’objet d’une évaluation complémentaire en cas d’attribution d’une ou plusieurs parties de certification.
Art. R613-37 du Code de l’éducation, modifié
VAE dans l’enseignement supérieur
1° Application des règles de droit commun de la VAE
Peuvent donner lieu à validation, les acquis de l’expérience correspondant à l’exercice d’activités dont la nature et la durée sont définis dans les conditions de droit commun (voir ci-dessus l’article R335-6 du Code de l’éducation modifié).
L’étape de recevabilité de la demande est régie par les dispositions de droit commun (voir article R335-7 du Code de l’éducation modifié ci-dessus) et le candidat, ayant reçu une décision favorable à sa demande de recevabilité, constitue son dossier de validation dans les conditions de droit commun (voir article R335-8 du Code de l’éducation modifié ci-dessus).
2° Spécificités de la validation des formations dans le supérieur
Dossier de demande
Le formulaire de candidature est accompagné d’un dossier comprenant outre les diplômes, certificats et toutes autres pièces permettant au jury de validation d’apprécier la nature et le niveau de ces études.
Il comprend par ailleurs :
l’annexe descriptive du diplôme,
les attestations certifiant les crédits européens obtenus représentatifs des études suivies lorsque celles-ci l’ont été dans le cadre défini par l’Union européenne pour favoriser la mobilité, dans un autre Etat européen.
Art. R613-35 du Code de l’éducation, modifié
Dossier de validation
Le dossier de validation des acquis de l’expérience ou le dossier de la demande de validation des études supérieures est soumis au jury constitué et présidé conformément au règlement et aux dispositions régissant le diplôme ou le titre à finalité professionnelle auquel il est postulé.
Rôle du jury
Le jury de validation :
procède à l’examen du dossier,
s’entretient avec le candidat au regard de ce dossier.
Une mise en situation professionnelle réelle ou reconstituée du candidat est organisée lorsque le référentiel de la certification ciblée l’a prévu.
Les procédures d’évaluation permettent au jury de vérifier si les acquis dont fait état le candidat correspondent aux aptitudes, compétences et connaissances exigées par le règlement du diplôme ou du titre postulé.Rechercher :
Avec un à plusieurs mois de travail, monter un dossier de livret 2 VAE (Validation des acquis de l’expérience) demande non seulement du temps, mais aussi d’éviter certains écueils.
Le point sur 7 erreurs classiques.
1/ Sous-estimer le travail à effectuer
« Monter un dossier de livret 2 VAE est un exercice délicat, difficile, car il est rare qu’au cours d’une carrière un individu ait eu à décrire de manière aussi détaillée toutes ses compétences », constate Sylvie Klapholz, directrice de VAE Conseil, un cabinet d’accompagnement spécialisé basé à Paris*. Concrètement, ce dossier implique la rédaction de deux livrets : le premier pour faire sa demande de VAE et le second, plus conséquent, appelé « Livret de validation ». Le travail personnel demandé est important et le candidat doit investir du temps, de l’énergie et de la persévérance. « Certains candidats sous-estiment l’effort personnel que cette démarche va leur demander et abandonnent », regrette Lydia Pelloux, conseillère en VAE au point relais conseil de la chambre de commerce et d’industrie sud Alsace-Mulhouse. La rédaction du livret de validation demanderait à elle seule 4 mois de travail à quelqu’un qui aurait une vie à côté : travail, famille…
2/ Tomber dans le hors-sujet
Sous forme de questionnaire, le livret 2 VAE doit être rédigé avec soin. L’un des pièges principaux est le hors-sujet. « Il faut détailler ses activités et valoriser les compétences développées, tout en prenant garde de répondre précisément à la question », explique Sylvie Klapholz.
3/ Être trop théorique
« Il ne faut pas rédiger un livret 2 VAE comme un mémoire. Il s’agit de prouver au jury, à travers des exemples concrets, que l’on a acquis les mêmes compétences et connaissances que par le biais d’une formation initiale », précise Sylvie Klapholz. Le candidat doit donc utiliser un langage courant pour être compris de tous les membres du jury, mais également faire preuve de technicité dans le vocabulaire pour montrer son savoir-faire.
4/ Faire des fautes
Les fautes d’orthographes et de syntaxe sont évidemment à proscrire. La relecture du livret 2 VAE par plusieurs personnes est donc fortement conseillée.
5/ Utiliser le « nous » plutôt que le « je »
Monter son livret 2 VAE est une démarche personnelle. Le candidat doit donc s’approprier son dossier et rédiger à la première personne en utilisant le « je » plutôt que le « on » ou le « nous ». Ici, il est question de vous, pas de votre entreprise ou équipe.
6/ Hésiter à se faire accompagner
Une démarche personnelle certes, mais l’accompagnement, bien que facultatif, est fortement recommandé. Surtout pour ceux qui ont quitté le système scolaire depuis un moment ou qui sont fâchés avec l’écrit. « Le candidat doit être aidé afin de « remonter le fil » de son expérience et de la traduire en termes de savoirs académiques », confirme Patricia Aspart, responsable de la VAE à l’université Toulouse-1, au département des sciences sociales.
7/ Faire du copier-coller
Dernier écueil à éviter : Copier un livret 2 VAE déjà rédigé par un autre candidat. Chaque parcours professionnel est différent, chaque fonction au sein d’une entreprise également… Les décalages entre votre dossier et la réalité de votre parcours seront détectables à l’oral par le jury. Or, au final, c’est bien ce jury qui décidera de vous délivrer, ou non, le précieux diplôme.
Hortense des Dorides
Source : http://www.vae-conseil.com
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